Regras do Outlook só no cliente vs no servidor: quais você tem?
Se as suas regras disparam quando você está na sua mesa, mas não durante a noite, no celular ou no Outlook na web, nada está quebrado: elas são regras somente do cliente. Este artigo explica como saber quais das suas são quais e o que fazer a respeito.
Uma regra no servidor fica armazenada na sua caixa de correio e roda no servidor Exchange com o Outlook aberto ou não, então também vale no celular e no Outlook na web. Uma regra somente do cliente roda apenas enquanto o Outlook está em execução no computador específico que a contém. O Outlook decide automaticamente qual é qual: uma regra se torna somente do cliente no instante em que usa uma condição ou ação que o servidor não pode realizar (tocar um som, mostrar um Alerta da Área de Trabalho, imprimir, executar um script, iniciar um aplicativo ou mover e-mails para um arquivo .pst local). O Outlook rotula essas regras como (somente cliente) em Gerenciar Regras e Alertas, e esse rótulo é a forma mais rápida de responder à pergunta para a sua própria caixa de correio.
A diferença em um parágrafo
Suas regras ficam em um de dois lugares. As regras no servidor ficam armazenadas na sua caixa de correio no Exchange e são executadas pelo servidor conforme os e-mails chegam: funcionam às 3 da manhã com todos os dispositivos desligados, e os efeitos delas já estão lá quando você abre o Outlook no celular. As regras somente do cliente são executadas pelo aplicativo Outlook no seu computador, então só rodam quando esse aplicativo está aberto, naquela máquina.
Você não escolhe entre elas. O Outlook decide por você, conforme o servidor seja ou não capaz de fazer o que a regra pede.
Como saber quais das suas são quais
No Outlook clássico, vá em Arquivo → Gerenciar Regras e Alertas. Olhe os nomes das regras. Toda regra que o servidor não consegue executar tem (somente cliente) acrescentado, automaticamente. Não é preciso checar mais nada: se o rótulo não aparece, a regra é no servidor.
Vale a pena fazer isso uma vez, mesmo que nada pareça quebrado, porque o rótulo explica uma quantidade surpreendente de comportamentos que as pessoas atribuem a bugs: e-mails que já estão arquivados quando você chega à mesa em alguns dias e em outros não, pastas que parecem diferentes no celular, regras que parecem pular mensagens.
O que força uma regra para o lado do cliente
Qualquer um destes basta. Não é cumulativo: uma única ação sem suporte torna a regra inteira somente do cliente, mesmo que todo o resto seja comum:
- Tocar um som
- Exibir um Alerta da Área de Trabalho ou uma mensagem na janela de alerta de novo item
- Imprimir a mensagem
- Executar um script
- Iniciar um aplicativo
- Mover ou copiar para um arquivo .pst, um arquivo de dados local em vez de uma pasta da caixa de correio
- “Somente neste computador” marcado nas configurações da regra
O .pst pega a maioria das pessoas. Arquivar em um arquivo morto que fica no seu disco rígido parece um arquivamento comum, mas o servidor não tem acesso ao seu disco rígido, então a regra não pode rodar lá.
Por que isso importa mais do que antes
Quando todo mundo usava um único PC de mesa ligado o dia todo, uma regra somente do cliente era quase indistinguível de uma no servidor. Isso não é mais verdade:
- Os e-mails lidos no celular não passaram pelas suas regras somente do cliente.
- O Outlook na web mostra uma caixa de entrada sem arquivar, porque as regras nunca rodaram lá.
- Tudo o que chega enquanto o seu computador está desligado é processado de uma vez, na próxima vez que você abre o Outlook, e é por isso que a caixa de entrada às vezes se reorganiza na sua frente de manhã.
- Dois computadores rodando as mesmas regras somente do cliente sobre arquivos locais entram em conflito, e o Outlook pode desativar regras como resultado, uma das três causas tratadas em por que as regras do Outlook continuam desativando.
A pegadinha do novo Outlook
O novo Outlook para Windows roda apenas regras no servidor e suporta um conjunto de condições mais restrito do que o Outlook clássico. As regras somente do cliente não migram. Se você mudou e percebeu regras faltando, geralmente é por isso: elas não se perderam, nunca foram portáteis.
O que você pode fazer: refazê-las como regras no servidor, quando as ações permitirem, mantê-las no Outlook clássico ou aplicá-las manualmente com Executar Regras Agora.
Como converter uma regra somente do cliente
Costuma ser simples e costuma envolver uma de duas mudanças:
- Arquivar em uma pasta da caixa de correio em vez de um .pst. Crie o destino dentro da sua caixa de correio, e não em um arquivo de dados local. A regra passa imediatamente a poder rodar no servidor.
- Desmarque “somente neste computador” em Alterar Regra → Editar Configurações da Regra, a menos que você realmente queira a regra restrita a um computador.
Depois, retire as ações cosméticas. Um Alerta da Área de Trabalho ou um som quase nunca vale tornar uma regra de arquivamento dependente de o aplicativo estar aberto, e, se você quer o alerta, é melhor configurá-lo separadamente da regra que arquiva o e-mail.
Quando não dá para converter
Algumas regras são somente do cliente porque realmente precisam de um cliente: executar um script, abrir um aplicativo, imprimir. Essas não podem virar regras no servidor de jeito nenhum, e a resposta honesta é que só vão rodar enquanto o Outlook estiver aberto. Se o objetivo da regra era arquivar e-mails de forma confiável, ela precisa ser dividida: uma regra no servidor para arquivar e outra, somente do cliente, para o que mais ela fazia.
Se o motivo de você estar lendo isto é que o arquivamento não acontece de forma confiável, o Folder Suggest adota outra abordagem: ele lê o e-mail que está na sua frente e sugere a pasta certa a partir da sua estrutura existente, com um clique para arquivar. Sem regras, sem distinção entre cliente e servidor, e a IA roda no seu próprio dispositivo.
Adicionar ao OutlookPerguntas frequentes
Como saber se uma regra do Outlook é somente do cliente?
Abra Arquivo > Gerenciar Regras e Alertas. Toda regra que o Outlook não consegue executar no servidor tem o texto (somente cliente) acrescentado ao nome na lista. Não há uma configuração separada para inspecionar; o rótulo é aplicado automaticamente com base no que a regra faz.
Por que minhas regras do Outlook só funcionam quando o Outlook está aberto?
Porque elas são somente do cliente. As regras no servidor rodam dentro do Exchange e não se importam se o Outlook está em execução, mas uma regra somente do cliente é executada pelo próprio aplicativo Outlook, então só pode disparar enquanto esse aplicativo está aberto naquela máquina. Os e-mails que chegam durante a noite são processados na próxima vez que você inicia o Outlook, e não quando chegam.
O que torna uma regra somente do cliente?
Qualquer condição ou ação que o servidor Exchange não consegue executar. Na prática, isso significa: tocar um som, exibir um Alerta da Área de Trabalho, imprimir, executar um script, iniciar um aplicativo, marcar como lida em algumas versões, mover ou copiar para um arquivo .pst local ou ter "somente neste computador" marcado. Uma única ação dessas basta para tornar a regra inteira somente do cliente.
As regras somente do cliente funcionam no novo Outlook para Windows?
Não. O novo Outlook roda apenas regras no servidor e suporta um conjunto de condições mais restrito do que o Outlook clássico, então as regras somente do cliente não passam para o novo Outlook quando você troca. Elas precisam ser refeitas como regras no servidor, quando possível, ou executadas manualmente com Executar Regras Agora, quando não for.