弁護士が事務作業に奪われた請求可能時間を取り戻す方法
ほとんどの弁護士は、実際に働く時間のごく一部しか請求していません。その差は事務作業です。その一部でも埋められれば、遅くまで働くより価値があります。
弁護士が請求可能時間を取り戻すには、1日の終わりに再構成するのではなく作業しながら時間を記録し、メールを背景ノイズではなく予定されたタスクとして扱い、案件を分けて見つけやすくし、繰り返す文書を自動化し、仕事を意図的に断ることです。案件ごとのメール振り分けは、その大半を支えています。振り分けられなかった通信を探すことで時間が失われ、振り分けられていないメールは、1日の仕事の再構成を遅く、不正確にします。Folder Suggest は、メールを適切な案件フォルダーにワンクリックで振り分け、各メッセージをデバイス上で読み取るため、秘匿特権のある内容がマシンの外に出ることはありません。
すべての弁護士が自分の1日について知っておくべき数字があります。American Bar Association と Clio の Legal Trends の調査によると、平均的な弁護士が請求できるのは、8時間の勤務日のうちわずか約3時間です。実働の稼働率は30%に近いとする調査もあります。1日の残りは、必要な仕事であっても、どの請求書にも載らない仕事に費やされます。
この差は個人の落ち度ではありません。仕事の構造です。時間の記録、文書の取り扱い、スケジュール調整、メールが、あなたとクライアントが対価を払う法律業務の間に立ちはだかっています。うまくいく弁護士は、ただ長く働く人ではありません。事務の層を縮めて、1日のより多くを価値ある仕事に届ける人です。
このガイドは、その事務の層についてのものです。時間がどこへ行くのか、そしてそれを取り戻す習慣を紹介します。
1日の終わりではなく、作業しながら時間を記録する
ほとんどの事務所で最大の収益損失の原因は、働かなかった時間ではありません。記録されなかった時間です。
1日の終わり、さらに悪いと1週間の終わりにタイムシートを再構成すると、物事を忘れます。6分の電話、ちょっとしたメール、短いレビュー。それぞれは書き留めるには小さすぎるように感じますが、合わせると請求可能な仕事のかなりの割合になります。業界ではこれを請求漏れと呼び、その主な原因は事後の再構成です。
解決する習慣は、シンプルで地味です。あとから記憶で書くのではなく、作業が行われているその時に時間を記録することです。案件管理ソフトでも、タイマーでも、メモ書きでも、ルールは同じです。記録が作業に近いほど、正確で完全になります。リアルタイムで記録する弁護士は、一貫してより多く請求します。より多く働くからではなく、すでにやったことを失わなくなるからです。
メールは背景ノイズではなく、予定されたタスクとして扱う
メールは、弁護士の1日で最も高くつく中断です。何を中断させるかが問題だからです。起案、レビュー、分析は、分断されると最も被害を受ける、まさに価値の高い作業です。
コストについて、調査は率直です。McKinsey の推定では、ナレッジ ワーカーは1週間のほぼ3分の1をメールに奪われており、カリフォルニア大学アーバイン校の研究では、1回の中断のあと集中した作業に戻るのに約23分かかることが分かっています。起案中に数分おきにメールを確認する弁護士は、そのコストを何度も払っています。
より良いパターンは、決まった時間枠でメールを処理し、それ以外の時間は閉じることです。まとめ処理が怠慢に見えないよう、クライアントと応答時間の期待値を共有しておきましょう。中断のない起案ブロックを1日に2、3回守ることは、届いた瞬間にすべてのメッセージに返信するよりも、請求可能な合計時間に大きく貢献します。
案件を分けて、見つけやすくする
弁護士は、ほとんどのプロフェッショナルにはない振り分けの問題を抱えています。仕事は案件ごとに整理され、案件間の守秘は任意ではなく、1人のクライアントが同時に複数の案件を抱えることもあります。誤って振り分けたメールは、単に散らかっているだけではありません。リスクです。
案件を軸にしたフォルダー構成は、クライアントを軸にした構成より、これによく対応します。守秘と請求を担う単位が案件だからです。
難しいのは、メールが1日中届く中で、この構成を最新に保つことです。手作業で振り分けるのは正確ですが遅く、忙しいときに真っ先に滞ります。すると通信が受信トレイに溜まり、あとで正しいスレッドを探すことが、請求できない別の作業になります。
ここで Folder Suggest が役立ちます。表示中のメールを読み取り、案件フォルダーにすでに振り分けられているものと比較して、適切な行き先を提案するので、ワンクリックで振り分けられます。
これが法律業務にとりわけ合う理由が2つあります。提案は送信者だけでなくメールの内容に基づくので、同じ相手方代理人が別々の2つの案件についてメールしてきても、適切な案件に振り分けられます。そして、処理は完全にお使いのデバイス上で行われます。メールの内容がお使いのマシンの外に出ることはなく、クライアントの守秘義務や秘匿特権が関わるときに求められる基準です。詳しくは、プロフェッショナルの受信トレイでは Outlook のルールが通用しない理由をご覧ください。
繰り返し作る文書を自動化する
弁護士の起案の多くは、すでに存在する文書のバリエーションです。委任契約書、定型条項、日常的な通信、裁判所の書式。これらをゼロから作り直すのは、熟練した時間を、熟練を要しない仕事に使っているということです。
2つの手で大半を削減できます:
- テンプレート ライブラリを作る。 数回以上作成するすべての文書は、可変フィールドをマークしたきれいなテンプレートとして存在させましょう。テンプレートを一度更新するほうが、毎週打ち直すよりはるかに安上がりです。
- 手作業での書式設定をやめる。 引用文献表、番号付け、事務所のスタイルは、どのクライアントも評価しない時間を食います。一度きちんと設定して、書式が自動で整うようにしましょう。
目標は、起案の時間を、あなたにしか提供できない判断に使い、その周りの作業にはできるだけ使わないことです。
意図的に任せ、意図的に断る
シニア弁護士は、ジュニアやアシスタントのほうが速くできる事務作業を抱え込みがちです。手放すと、その場では遅く感じるからです。1か月で見れば、その本能は高くつきます。
自分にしかできないことを意識しましょう。クライアント戦略、弁論、判断を要する決定はあなたのものです。スケジュール調整、書式設定、文書の初稿の組み立ては、通常そうではありません。後者を自分の机から手放すことが、1日のうち請求可能な割合を上げる最も直接的な方法です。
毎日の短い「やらないことリスト」もここで役立ちます。あえて放置する、委任する、先送りするタスクを書き出しておくと、自分の単価に見合う仕事に注意を向け続けられます。
最も大切な習慣
請求可能時間を取り戻すことは、新しい時間を見つけることではほとんどありません。すでに働いている時間を、より少なく失うことです。忘れないよう、起きたそばから記録しましょう。深い仕事を終わらせるために、集中ブロックを守りましょう。案件を整理しておき、その周りの事務作業を小さく保ちましょう。
Folder Suggest はその一片です。無料で始められ、インストールしてすぐに動作し、保守するルールなしで、繰り返しで請求できない作業を1つ、1日から取り除きます。
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