律师如何找回被行政事务吞掉的计费工时
大多数律师实际工作的时间中，只有一小部分能够计费。差距就是行政事务。哪怕只缩小一部分，也比加班到更晚更有价值。
律师找回计费工时的方法是：在工作的同时记录时间，而不是在一天结束时凭回忆重建；把邮件当作有计划的任务，而不是持续的背景干扰；让各个案件相互分开、方便查找；把重复使用的文书自动化；有意识地拒绝一些工作。按案件归档邮件是其中大部分做法的基础：查找从未归档的往来邮件会浪费时间，未归档的邮件也会让重建一天的工作更慢、更不准确。Folder Suggest 一键将邮件归入正确的案件文件夹，并在设备本地读取每封邮件，因此受特权保护的内容不会离开您的电脑。
每位律师都应该了解自己一天中的一个数字。根据美国律师协会和 Clio 的 Legal Trends 研究，普通律师在八小时的工作日里只能计费约三小时。有些研究认为实际利用率接近 30%。一天中其余的时间，花在了必要但不会出现在任何账单上的工作上。
这个差距不是个人的过失，而是这份工作的结构使然。工时记录、文件处理、日程安排和邮件，都横在您与客户付费的法律工作之间。表现出色的律师并不是单纯工作更久的人，而是压缩行政层、让一天中更多时间用在关键工作上的人。
本指南讲的就是这个行政层：时间去了哪里，以及如何把它们找回来的习惯。
边工作边记录时间，而不是等到一天结束
在大多数律所，收入流失的最大来源不是没有工作的时间，而是没有记录的时间。
如果您在一天结束时，甚至一周结束时才重建工时表，就会遗忘一些事情：六分钟的电话、简短的邮件、快速的审阅。每一项都小到不值得记下来，但加在一起却占了可计费工作的相当一部分。业内把这称为计费漏损，而事后重建正是它的主要原因。
解决办法简单而朴素：在工作发生的当下记录时间，而不是事后凭记忆补记。无论您使用案件管理软件、计时器还是随手笔记，规则都一样：记录离工作越近，就越准确、越完整。实时记录的律师计费一贯更多，不是因为工作得更多，而是因为不再丢掉已经做过的事。
把邮件当作有计划的任务，而不是背景干扰
邮件是律师一天中代价最高的打断，因为它打断的是什么：起草、审阅和分析恰恰是价值最高、也最怕被打断的工作。
研究对这个代价毫不含糊。据麦肯锡估计，知识工作者每周有近三分之一的时间花在邮件上；加州大学尔湾分校的一项研究发现，被打断一次后，大约需要 23 分钟才能回到专注的工作状态。起草时每隔几分钟就查看一次邮件的律师，正在一遍又一遍地付出这个代价。
更好的方式是在固定的时间段处理邮件，其余时间关闭邮箱。先与客户约定好回复时间，这样集中处理就不会被看作怠慢。每天保护两到三段不受打扰的起草时间，对您的计费总量的帮助，比每封邮件一到就立刻回复更大。
让案件相互分开、方便查找
律师面临着大多数职业没有的归档问题。工作按案件组织，案件之间的保密不是可选项，同一个客户还可能同时有多个案件。邮件放错文件夹不仅仅是不整洁，更是一种风险。
以案件为先的文件夹结构比以客户为先的结构更适合这种情况，因为承载保密和计费的单位是案件。
难点在于，邮件全天不断到达，很难让这套结构保持最新。手动归档准确但慢，而且在忙的时候最先被放弃。于是往来邮件堆积在收件箱里，之后查找正确的线程本身就变成了一项不计费的任务。
这正是 Folder Suggest 能帮上忙的地方。它读取您正在查看的邮件，与您案件文件夹中已归档的内容比对，并推荐正确的去向，让您一键归档。
有两点使它特别适合法律工作。建议基于邮件的内容，而不仅仅是发件人，所以同一位对方律师就两个不同案件发来的邮件，会被匹配到正确的那一个。而且处理完全在您自己的设备上进行，邮件内容不会离开您的电脑，这正是涉及客户保密和特权时应有的标准。更全面的说明，请参阅为什么 Outlook 规则无法应对专业人士的收件箱。
把反复产出的文书自动化
律师的大量起草工作，是对已有文书的变体：委托书、标准条款、日常函件、法院表格。每次从头重做，是把专业时间花在了非专业的工作上。
两个做法就能省下大部分：
- 建立模板库。每份使用超过几次的文书，都应该有一份干净的模板，并标出可变字段。把模板更新一次，远比每周重新打一遍便宜。
- 不再手动调整格式。授权依据表、编号和所内格式会吃掉客户不会为之付费的数小时。一次性设置好，格式就会自行处理。
目标是把起草时间用在只有您能提供的判断上，尽量少花在它周围的机械事务上。
有意识地委派和拒绝
资深律师常常把助理或初级同事能做得更快的行政事务留在自己手里，只因为交出去在当下感觉更慢。一个月下来，这种本能代价高昂。
要明确哪些事只有您能做。客户策略、出庭辩护和判断性决定属于您；日程安排、格式调整和文书初稿整理通常不属于。把第二类事务从您的桌面上移走，是提高一天中可计费比例最直接的方法。
一份简短的每日“不做”清单对此有帮助。它列出您选择放弃、委派或推迟的任务，让您的注意力留在体现您费率的工作上。
最重要的习惯
找回计费工时很少是要找出新的时间，而是少丢掉已经在工作的那些时间。边做边记录，就不会遗忘；守住专注时段，深度工作才能完成；让案件保持有序，周围的行政事务就会很少。
Folder Suggest 是其中的一环。它可免费开始使用，安装后立即生效，并且无需维护任何规则，就能替您省去一项重复、不计费的任务。
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