如何借助 Copilot 在 Outlook 中自动归档邮件（以及更快的方式）
Copilot 可以在 Outlook 中移动邮件并创建归档规则，但工作流程比您预想的要慢。本指南详细介绍它究竟如何工作、麻烦出在哪里，以及在速度重要时该用什么。
Outlook 中的 Microsoft Copilot 可以把邮件移到您指定名称的文件夹，也可以根据自然语言描述创建收件箱规则。但它不会建议邮件属于哪个文件夹，每个操作都需要输入、等待和确认。若想要一键归档并自动获得文件夹建议，Folder Suggest 可免费开始使用，无需任何设置。
如果您听说 Copilot 可以在 Outlook 中自动归档邮件，实际情况要微妙得多。Copilot 有两种邮件归档能力，两者都不像大多数人听到“自动”时所想象的那样工作。一种是在您明确告诉它去哪里时移动单封邮件。另一种是创建标准的 Outlook 规则，处理今后符合您所描述模式的邮件。两者在特定情况下都有用，但都无法取代决定每封邮件归属的工作。
本指南分步介绍这两种方法，说明各自在哪里拖慢您，并与一个采取完全不同思路的专用归档工具进行比较。
方法 1：用 Copilot 移动单封邮件
这是最直接的 Copilot 归档操作。您告诉 Copilot 把您正在阅读的邮件移到指定文件夹。
- 打开您想要归档的邮件。
- 打开 Copilot 窗格（单击工具栏中的 Copilot 图标，或按功能区中的 Copilot 按钮）。
- 输入类似“把这封邮件移到‘发票’文件夹”或“把这个移到客户 X”的指令。
- 等待 Copilot 处理请求。这需要数秒，因为每个操作都要经过 Microsoft 的云端。
- Copilot 显示确认。单击以批准移动。
如果您输入的文件夹名称不存在，Copilot 可能会提议创建它。如果名称含糊或拼写错误，它可能会请您澄清。
在哪里会遇到问题
核心问题是：您需要事先知道邮件属于哪个文件夹。Copilot 不会读取邮件并建议目的地。如果您有 30 或 40 个文件夹，您就得凭记忆想起正确的名称，输入出来，再等待往返。对于单封邮件，这还能应付。对于早晨 30 多封邮件的分拣，它比手动把邮件拖到文件夹还慢。
我们在Copilot 能在 Outlook 中把邮件移到文件夹吗？中详细测试了这个流程，得到了同样的结果：移动是可行的，但输入和等待的开销使它在大批量时不切实际。
方法 2：用 Copilot 创建收件箱规则
Copilot 的第二种归档功能对持续的自动化更有用。您用自然语言描述一条规则，Copilot 就为您创建标准的 Outlook 收件箱规则。
- 在 Outlook 中打开 Copilot 窗格。
- 输入类似“把来自 newsletters@company.com 的邮件移到‘简报’文件夹”或“把主题包含‘发票’的邮件移到‘财务’文件夹”的描述。
- Copilot 把您的描述转换成带有条件和操作的规则。
- 查看规则摘要并单击确认。
保存后，这条规则的运行方式与任何其他 Outlook 规则一样。今后符合条件的邮件会在到达时被归档，无需任何手动操作。
它不涵盖什么
Copilot 创建的规则就是标准的 Outlook 规则。它根据固定条件匹配邮件：发件人地址、主题关键词、您在“收件人”还是“抄送”字段中。它不会读取邮件正文并判断它属于哪里。
这意味着规则适合可预测、重复出现的邮件。它们对以下情况没有帮助：
- 新发件人的第一封邮件。目前还没有规则，所以邮件会留在您的收件箱里，直到您自己归档。
- 不符合简单条件的邮件。会计师发来的关于某个具体项目的邮件，很难整齐地匹配基于发件人的规则。
- 您工作流程的变化。当您重命名文件夹或重构层级时，现有规则会悄无声息地失效。Copilot 创建规则，但不维护它们。
关于规则在哪里不足的更深入介绍，请参阅 Outlook 规则与 Folder Suggest。
为什么 Copilot 用于邮件归档很慢
上面两种方法都可行。问题是它们是否快到足以作为您的主要归档流程。对于大多数每天处理的邮件超过寥寥几封的人来说，答案是否定的。
云端延迟。Copilot 的每个操作都在 Microsoft 的云端运行。即使网络很快，每次请求也需要数秒才能返回。当您一次归档 20 或 30 封邮件时，这些秒数会迅速累积。
输入的开销。您需要打开 Copilot 窗格，输入包含准确文件夹名称的一句话，并等待确认。相比之下，只需单击侧栏中的文件夹，或单击预选的建议。
没有文件夹建议。Copilot 不会查看邮件并告诉您它应该去哪里。在输入指令之前，这个决定由您自己做。对于目的地显而易见的邮件，这没问题。对于真正耗时归档的含糊邮件，Copilot 完全没有减轻您的脑力负担。
需要付费许可证。Outlook 中的 Copilot 需要 Microsoft 365 Copilot 许可证，这是标准 Microsoft 365 订阅之上的附加项。如果您主要想要的是更快的邮件归档，那么为有限的归档功能付出这笔费用相当可观。
用于邮件归档的 Copilot 与 Folder Suggest
Copilot 和 Folder Suggest 采取根本不同的方法。Copilot 执行您输入的指令。Folder Suggest 读取邮件并建议它应该去哪里。
| 能力 | Copilot | Folder Suggest |
|---|---|---|
| 建议使用哪个文件夹 | ✗ 否 | ✓ 是，按匹配度排序 |
| 每封邮件的速度 | ✗ 10 到 15 秒（输入、等待、确认） | ✓ 约 2 秒（出现建议，一键完成） |
| 需要输入文件夹名称 | ✗ 是，每次都要 | ✓ 否 |
| 无需设置即可处理新发件人 | 仅当您知道文件夹时 | ✓ 是，读取内容 |
| 根据自然语言创建规则 | ✓ 是 | ✗ 否（按需归档） |
| 在设备本地运行（内容保持私密） | ✗ 否（云端） | ✓ 是 |
| 费用 | ✗ 需要 Copilot 许可证 | ✓ 可免费开始 |
在 Outlook 中更快归档邮件的方法
Folder Suggest 是一款 Outlook 加载项，思路与 Copilot 相反。它不是等您告诉它邮件该去哪里，而是读取邮件的发件人、主题和正文，然后按匹配程度对您现有的文件夹排序。排名第一的建议会被预先选中。一键即可归档邮件。
AI 模型完全在您的设备上运行，因此您的邮件内容不会离开您的电脑。建议大约一秒钟就能返回。无需编写规则，没有训练期，也无需配置。它从您打开的第一封邮件起就能工作，适用于您已有的任何文件夹结构。
对于每天在许多文件夹之间归档超过几封邮件的人来说，这消除了两个最大的瓶颈：决定哪个文件夹合适，以及导航到它。这两步都由建议来处理。
省去输入。一秒钟内获得为您推荐的正确文件夹，一键归档。
添加到 Outlook何时使用 Copilot，何时使用 Folder Suggest
Copilot 和 Folder Suggest 并不是在争同一份工作。它们处理归档问题的不同部分，并且配合得很好。
使用 Copilot，根据自然语言创建收件箱规则。如果您每天收到 20 封简报，并希望它们全部分拣到“简报”文件夹，对 Copilot 说“把来自 newsletter@example.com 的邮件移到‘简报’”，确实比打开规则向导手动配置更快。规则建好后，这些邮件会在到达时自行归档，无需任何后续操作。
使用 Folder Suggest，处理规则处理不了的邮件：来自新发件人的邮件、一次性的主题、不符合简单条件的含糊邮件。这通常是真正耗时归档的地方。Folder Suggest 读取每封邮件并推荐正确的文件夹，因此您不必凭记忆想文件夹名称，也不必翻阅您的层级。
这个组合涵盖了两个方面：Copilot 创建的规则在邮件到达时处理可预测的邮件，Folder Suggest 在您打开邮件时处理其余一切。关于全部四种归档方法的比较，请参阅我们的完整指南。
常见问题
Copilot 能自动归档我 Outlook 中的所有邮件吗？
不能。Copilot 可以把单封邮件移到您指定名称的文件夹，也可以创建收件箱规则，在邮件到达时归档今后匹配的邮件。但它不会监视您的收件箱，自动把每封新邮件分到正确的文件夹。每一次归档操作都需要您打开 Copilot 窗格、输入文件夹名称并确认。对于不符合规则的邮件，您仍然要自己决定并逐封归档。
Copilot 比手动把邮件拖到文件夹更快吗？
通常不会。把邮件拖到可见的文件夹只需一两秒。而 Copilot 需要打开聊天窗格，输入包含文件夹名称的一句话，等待数秒的云端响应，然后确认操作。对于能在侧栏中看到目标文件夹的人来说，拖放更快。Folder Suggest 这样的专用归档加载项更快，因为它会为您预先选中正确的文件夹。
在 Outlook 中归档邮件需要 Copilot 许可证吗？
需要。Outlook 中的 Microsoft Copilot 需要付费的 Microsoft 365 Copilot 许可证，这是标准 Microsoft 365 订阅之上的附加项。如果您只想要更快的邮件归档，也有免费的替代方案。Folder Suggest 无需付费即可提供文件夹建议和一键归档，Outlook 内置的规则引擎也可免费用于基于条件的自动化。
在 Outlook 中把邮件归档到文件夹的最快方式是什么？
对于重复出现的模式（特定发件人、主题关键词），Outlook 规则会在邮件到达时归档匹配的邮件，无需手动操作。Copilot 是用自然语言创建这些规则的便捷方式。对于所有不遵循固定模式的邮件，Folder Suggest 这样理解内容的加载项会读取每封邮件，大约一秒钟就推荐出正确的文件夹。您只需点击一下确认。大多数人把两者结合起来效果最好：可预测的邮件用规则，其余用 Folder Suggest。